Il 21 maggio scorso al Politecnico di Milano la Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS ha ottenuto il riconoscimento con il progetto “Centrale Unica Trasporti 2.0”.

Con il progetto “Centrale Unica Trasporti 2.0” la Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS ha vinto il Premio Innovazione Digitale in Sanità 2019 per la categoria “Supporto ai Processi di Gestione del Paziente”.

Il riconoscimento istituito dall’Osservatorio Innovazione Digitale in Sanità del Politecnico di Milano ha tra i principali obiettivi quello di premiare e dare visibilità alle aziende sanitarie italiane più innovative.

I 10 finalisti, selezionati tra 56 concorrenti e divisi in 4 categorie, sono stati valutati da una giuria altamente qualificata e la proclamazione è avvenuta in occasione del convegno “Connected Care: il cittadino al centro dell’esperienza digitale”, che si è svolto il 21 maggio scorso al Politecnico di Milano.

Il progetto presentato dalla Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS consiste nella reingegnerizzazione delle tecnologie e dei processi relativi al trasporto dei pazienti e dei materiali gestito dalla Centrale Unica Trasporti (CUT).

A regime da giugno 2015, è stato realizzato dal Servizio Infermieristico Tecnico Riabilitativo Aziendale (SITRA) con la collaborazione dell’area Information and Communication Technology (ICT) della Fondazione Policlinico Universitario Agostino Gemelli IRCCS.

Avviato nel 2016, il progetto ha previsto un cambiamento sostanziale nel modello organizzativo dei trasporti che, grazie a una gestione informatizzata e centralizzata del personale ausiliario da parte della CUT, consente al personale di reparto di aprire richieste di trasporto in modo più rapido e permette alla CUT di gestire numerose richieste contemporaneamente, producendo report dettagliati sull’andamento del servizio, dei carichi di lavoro e dei tempi di attesa.  

L’informatizzazione è stata resa possibile attraverso la customizzazione e l’utilizzo innovativo della piattaforma già in uso al Facility Management del Policlinico (Infocad.FM) per la gestione delle richieste di manutenzione. Questo ha permesso di creare un sistema informativo di gestione della CUT in grado di geolocalizzare i processi tramite un’anagrafica certa (costantemente aggiornata dall’ufficio tecnico) e di gestire il servizio in tempo reale, direttamente sul campo, tramite l’uso di smartphone dati in dotazione a tutti i trasportatori.

Il Sistema è stato reso ancora più efficiente grazie alla compilazione semiautomatica dei dati di trasporto tramite la lettura del Barcode (posto sulla cartella clinica/braccialetto del paziente) e l’integrazione con il Sistema Informatico Ospedaliero (con cui sono gestiti i percorsi clinici dei pazienti, le richieste di erogazioni delle prestazioni, ecc.) e il Sistema Amministrativo (con cui vengono gestiti i turni del personale).

Le richieste di trasporto effettuate dal personale di reparto sono gestite tramite la piattaforma dal personale della CUT, che organizza in modo efficiente tutti i trasporti. In base alle risorse presenti e disponibili, la CUT assegna i trasporti ai singoli ausiliari, i quali ricevono gli incarichi su smartphone tramite l’App dedicata e gestiscono in tempo reale sia la presa in carico del trasporto sia la chiusura. Il reparto richiedente e la CUT possono verificare costantemente l’andamento del servizio.

Attualmente, la CUT conta 82 trasportatori su 3 turni e gestisce una media di 1.300 trasporti al giorno (oltre 350.000 annui) relativi a 43 camere operatorie, 42 unità operative di degenza ordinaria (1.156 posti letto) e 2 day-hospital che afferiscono direttamente alla CUT, oltre che alla diagnostica per immagini e alle sale operatorie di tutto il Policlinico. Il 78% dei trasporti è relativo ai pazienti, il restante 22% è costituito da materiali, ivi compresi i campioni biologici.

Sono in fase di studio due sviluppi: l’assegnazione del ticket per prossimità, grazie alla geolocalizzazione degli ausiliari tramite tecniche di localizzazione indoor e l’implementazione di una funzione di calcolo automatico dei percorsi tramite applicazione di algoritmi di Intelligenza Artificiale che tengano conto delle caratteristiche del trasporto e dei vincoli logistici. L’obiettivo futuro è quindi il passaggio da un sistema “web based” supportato da APP ad un ecosistema “connection based”, in cui ausiliari, operatori CUT, reparti e laboratori siano connessi e lavorino in sinergia avendo al centro il paziente.