Nuovo assetto istituzionale, con la nascita della Fondazione, nuova organizzazione. Come cambia il Policlinico Gemelli? Lo spiega l’ing. Enrico Zampedri, Direttore Generale della Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli. 

“La nascita della Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli, che dal 1° agosto ha assunto la gestione dell’attività assistenziale e delle strutture amministrative che la supportano, non si traduce semplicemente in un nuovo assetto istituzionale: anche l’organizzazione è completamente rivisitata, in modo da fornire ai pazienti che accedono alle nostre strutture la migliore assistenza possibile, per essere maggiormente competitivi come struttura di eccellenza sul territorio nazionale. Nella Fondazione ha fatto il suo ingresso anche il Complesso Integrato Columbus:?ciò comporta una riflessione e un’attenta riprogettazione della capacità di offerta e delle condizioni di sostenibilità dell’attività che svolgiamo”.

Con quali obiettivi è nata la Fondazione?

“La Fondazione deve dare risposta ad alcune esigenze principali, che costituiscono altrettanti obiettivi da centrare con la massima precisione:

1. dare ai pazienti che vi si rivolgono le migliori risposte in termini di diagnosi e di cura, con percorsi multidisciplinari, efficaci, univoci, efficienti e ‘lean’;

2. garantire le migliori condizioni per lo sviluppo dell’attività di ricerca clinica e della didattica al più alto livello nazionale e internazionale;

3. assicurare il più efficace controllo e governo delle risorse, per conseguire gli obiettivi dei piani prestabiliti”.

Sono obiettivi ambiziosi. Come pensate di riuscire a raggiungerli?

“Le condizioni essenziali per riuscire nell’intento sono la perfetta sintonia e sinergia tra la componente amministrativa e quella sanitaria/scientifica della Fondazione. Questo è il presupposto fondamentale per portare a buon fine una serie importante di cambiamenti che sono stati messi in campo con il debutto della nuova organizzazione”.

Può anticipare, più in particolare, quali saranno gli interventi da realizzare? 

“In ambito amministrativo sono stati realizzati e sono pianificati interventi significativi (governance, struttura organizzativa, nuove persone, nuovi ERP, etc.).

In ambito sanitario è necessario passare ad un nuovo livello di condivisione e responsabilizzazione dei clinici nella gestione delle risorse con un governo non solo concentrato sull’attività, ma con un’attenzione particolare all’utilizzo di tutti i fattori produttivi.

Un’esigenza specifica è quella di adeguare l’organizzazione per migliorare la risposta ai bisogni (efficacia) e raggiungere un più elevato livello di prossimità ai problemi (efficienza)”.

Governare una struttura delle dimensioni del Gemelli non deve essere facile. Come si legano i piani della Fondazione alle strategie messe in atto negli ultimi anni?

“La Fondazione è una realtà complessa e dalle rilevanti dimensioni. Ciò comporta la necessità di andare oltre il modello dei Dipartimenti, attuato negli ultimi anni, che non è sufficiente a rispondere in modo adeguato a tutti i bisogni (risposta multidisciplinare ai pazienti, super-specializzazione clinica, programmi di ricerca, didattica).

E’ partito da questa considerazione il percorso di riflessione sull’organizzazione che la Fondazione vuole darsi per i prossimi anni che ha coinvolto tutto il mondo professionale con un confronto aperto a tutti i contributi in modo da poter valorizzare tutte le eccellenze presenti”.

Come sono ripartite funzioni e reponsabilità nel nuovo modello?

“Dal 1° novembre di quest’anno è operativa la nuova organizzazione. In base al nuovo schema, le responsabilità nelle unità operative sono ripartite su due livelli: uno più alto di coordinamento clinico e scientifico e uno più operativo, per gli aspetti gestionali.

L’unità organizzativa base per la gestione delle risorse è l’Area, che raggruppa le Unità che svolgono attività affini o complementari, ottimizzando gli aspetti operativi, superando le attuali duplicazioni. L’Area è il livello di aggregazione funzionale al quale si fa riferimento per la gestione del budget”.

I Poli rientrano in questo nuovo assetto?

“Certamente. I Poli costituiscono il livello di aggregazione che ha l’obiettivo di assicurare il coordinamento funzionale delle Aree, sviluppando le linee guida e i percorsi diagnostico terapeutici multidisciplinari e ricercando la migliore interazione con gli altri Poli del Policlinico e con l’esterno, al fine di rispondere nel modo più adeguato possibile ai bisogni”.

Spiega meglio cosa sono e che funzione eserciteranno le Aree?

“Le Aree sono raggruppamenti di Unità Operative, complesse e semplici, affini o complementari, che all’interno dei Poli si caratterizzano per una stretta connessione a livello organizzativo e/o strutturale. Le Aree perseguono l’ottimizzazione dell’attività svolta, superando l’eventuale duplicazione di attività tra le diverse Unità Operative che le costituiscono, garantendo un approccio univoco alle patologie. Nelle Aree si concentrano le competenze professionali specifiche in modo da realizzare gli obiettivi di budget tipici dell’Area”.

Quali vantaggi comporta la nuova organizzazione?

“Razionalizzazione e migliore impiego delle risorse, per cominciare. Ad esempio, per l’espletamento delle loro funzioni, il Direttore di Area e di Polo si avvalgono della collaborazione delle funzioni di supporto comuni al Polo di riferimento:  Responsabile SITRA, Responsabile Amministrativo, Dirigente Medico della Direzione Sanitaria di presidio e Farmacista. Per il governo dell’Area e del Polo è prevista la costituzione di una Giunta di Area e di un Comitato di Polo che hanno il compito di supportare i relativi Direttori per perseguire gli obiettivi di competenza”. 

Quanto ritiene che inciderà la nuova organizzazione ai fini del conseguimento degli obiettivi della Fondazione?

“La riorganizzazione per Aree e Poli è funzionale e determinante, sia in termini di efficacia sia di efficienza. E’ una nuova modalità di lavoro che ha l’obiettivo di «unire» e non di «dividere». Tutti i nostri comportamenti e azioni saranno ispirati da alcune precise parole-chiave: multidisciplinarietà, gestione, confronto, coinvolgimento dei colleghi e dei collaboratori. Sono le condizioni che ci permetteranno di vivere al meglio questa fase di cambiamento: sfidante, impegnativa, ma anche stimolante per il bene della Fondazione, dei nostri pazienti e di tutti i professionisti che vi lavorano”.

La nuova organizzazione del Policlinico Universitario A. Gemelli: i Poli e le Aree

Non è facile spiegare ai non addetti ai lavori come si articola e come funziona una grande e complessa realtà ospedaliera come il Gemelli.

In queste due pagine, Gemelliinforma prova a schematizzare, con le parole e con l’aiuto della grafica, la nuova organizzazione che metterà assieme risorse umane e risorse finanziarie con l’obiettivo di garantire un’assistenza sempre più qualificata e disponibile per tutti tenendo sempre al centro la persona e la sua salute. 

Il processo di budget è affrontato con la costante attenzione a connotare di umanità anche le scelte che riguardano aspetti economici e finanziari. In esso sono coinvolte prioritariamente due delle strutture individuate dalla nuova organizzazione:l’Area e, in seconda istanza, le Unità Operative che ne fanno parte. Le Aree sono identificate dal Direttore Generale, di concerto con il Direttore di Polo (l’entità in cui sono aggregate più Aree), in base all’articolazione delle varie Unità Operative e alla opportunità di sfruttare le sinergie. Le Aree gestiscono le risorse disponibili, al fine di perseguire gli obiettivi assegnati annualmente,  concordando con il Polo di riferimento le linee generali di azione.

I Poli assicurano e coordinano le funzioni assistenziali, di formazione, didattica e di ricerca assegnate alle Aree che lo compongono, favorendo l’approccio multidisciplinare delle competenze professionali e l’utilizzo integrato di tutte le risorse, per assicurare prestazioni sanitarie di qualità, secondo criteri di efficacia e di appropriatezza. 

Grazie ai Poli si riesce inoltre a raggiungere la gestione ottimale dei casi clinici: ciò si ottiene attraverso il coordinamento e l’integrazione tra le diverse fasi assistenziali ed i diversi professionisti, anche con l’elaborazione di piani di attività e percorsi che coinvolgano più Aree anche di Poli diversi, la promozione di collegamenti con le realtà territoriali, per assicurare la continuità assistenziale e con realtà esterne eccellenti.

I Poli realizzano il governo clinico del sistema di produzione dei servizi, sia in termini di processo decisionale finalizzato alla garanzia della qualità tecnica delle prestazioni e appropriata modalità di erogazione delle stesse, sia in termini di partecipazione dei professionisti alle decisioni di carattere strategico, organizzativo e gestionale. E sempre i Poli promuovono l’organizzazione e lo svolgimento dei programmi di ricerca clinica e di tutte le attività che favoriscano l’integrazione tra assistenza, didattica e ricerca e determinano le condizioni per lo svolgimento ottimale dell’attività didattica dei corsi di laurea e delle scuole di specializzazione. 

Un sistema complesso che richiede competenze di altissimo valore: 21 Aree, organizzate in 8 Poli. Per assicurarne il perfetto funzionamento occorrono precise strutture di governo e di controllo. 

Per ogni Area è individuato un Direttore, nominato dal Consiglio d’Amministrazione su proposta del Direttore Generale. La scelta avviene sulla base della valutazione dei requisiti di esperienza professionale, curriculum scientifico, capacità clinica, scientifica, gestionale ed organizzativa. I Direttori di Area hanno il compito di contrattare il budget con la Direzione aziendale e, sempre loro, sono responsabili del raggiungimento degli obiettivi, coordinando funzionalmente le Unità Operative complesse e semplici che appartengono all’Area. 

La procedura è analoga per i Poli. Il Coordinatore di Polo è nominato dal Consiglio d’Amministrazione su proposta del Direttore Generale, selezionato tra i Professori di Prima Fascia, Responsabili di Unità Operative Complesse sulla base della valutazione dei requisiti di esperienza professionale, curriculum scientifico, capacità clinica, gestionale ed organizzativa.  Il Coordinatore di Polo è preposto, per gli aspetti organizzativi e gestionali, al coordinamento funzionale delle Aree che compongono il Polo.